Demo de automatización de facturas con IA Del correo a la contabilidad, sin teclear.

Cuatro facturas de proveedor, primero a mano y después automatizadas. Avanza paso a paso y compara.

Ejemplo ilustrativo

Una persona hace cada paso, factura a factura.El sistema hace los pasos. Una persona solo decide las excepciones.

Paso 1 de 4 · a manoDescargar. Alguien abre el correo, la carpeta o el portal y descarga cada factura.

Paso 2 de 4 · a manoTeclear. Copia en el ERP proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total. Factura a factura.

Paso 3 de 4 · a manoComprobar. Busca duplicados a mano y compara cada factura con su pedido.

Paso 4 de 4 · a manoArchivar. Guarda cada PDF en su carpeta. Lo que no cuadra queda apartado.

Paso 1 de 4 · automáticoCaptura. Las facturas entran solas por email, carpeta compartida o portal del proveedor. Nadie las sube a mano.

Paso 2 de 4 · automáticoExtracción. La IA lee cada factura, sea PDF, escaneo o foto, y extrae proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total.

Paso 3 de 4 · automáticoValidación. Comprueba el total, los duplicados, el pedido asociado y que el proveedor esté dado de alta.

Paso 4 de 4 · automáticoRegistro. Lo que cuadra se registra en el ERP y se archiva. Lo que no, pasa a una persona para que decida.

  • Proveedor AMaterial de oficinaDescargada del correoTecleada a mano en el ERPRevisada a ojoArchivada a manoEntra por email · PDFDatos extraídos del PDFTodo cuadraRegistrada en el ERP
  • Proveedor BTransporteBuscada en la carpetaTecleada a mano en el ERPRevisada a ojoArchivada a manoEntra por carpeta · escaneoDatos extraídos del escaneoTodo cuadraRegistrada en el ERP
  • Proveedor CMantenimientoDescargada del portalTecleada a mano en el ERPNo cuadra con el pedidoApartada sin resolverEntra por el portal · PDFDatos extraídos del PDFNo coincide con el pedidoEspera tu aprobación
  • Proveedor DMaterias primasDescargada del correoTecleada a mano en el ERPRevisada a ojoArchivada a manoEntra por email · fotoDatos extraídos de la fotoTodo cuadraRegistrada en el ERP

Resultado

Lo que ve tu equipo

Se completa en el paso 4.Después de hacerlo a mano.Con la automatización.

Registradas
Proveedor AProveedor BProveedor DTecleadas una a una.
Proveedor AProveedor BProveedor DSin teclear, con su PDF archivado.
Pendientes de revisar
Proveedor CNo cuadra con el pedido. Queda apartada hasta que alguien la retome.
Proveedor CEl importe no coincide con el pedido.Espera tu aprobación
Historial
  • Correo
  • Carpetas
  • ERP
Cada dato en un sitio. Para saber qué pasó, hay que buscar.
Proveedor C, de principio a fin:
  1. Entra por el portal
  2. Datos extraídos
  3. No coincide con el pedido
  4. Enviada a aprobación
Tu proceso

¿Tienes un proceso que se repite así?

Te diremos dónde encaja la IA y dónde no.

Hablemos